Recall.ai: Platformen bag de mødeassistenter du møder i Zoom, Google Meet og Teams

Når en mødeassistent (mødebot) dukker op i dit videomøde og begynder at optage, er det sjældent din egen leverandør, der har bygget teknologien fra bunden. Bag flere af disse løsninger gemmer sig en fælles infrastruktur: Recall.ai.

Kort fortalt

Recall.ai er en platform som softwareleverandører bruger til at bygge mødeassistenter til Zoom, Google Meet og Microsoft Teams

Platformen leverer optagelse, transskription (tale omsat til tekst) og mødedata som deltagerlister, tidspunkter og mødetitler

Recall.ai tilbyder regionale installationer, herunder i EU (Frankfurt), hvilket er relevant for dataplacering

For danske virksomheder og offentlige organisationer rejser det vigtige spørgsmål om underdatabehandlere, samtykke/hjemmel og databehandleraftaler

Hvad er Recall.ai?

Recall.ai er ikke en mødeassistent i sig selv. Det er et fundament, andre leverandører bygger deres løsninger ovenpå. Virksomheden Rootly er ét eksempel på en kunde, der bruger platformen til at drive sin mødefunktionalitet.

Konkret leverer Recall.ai tre ting: optagelse af møder, automatisk transskription og struktureret mødedata – altså oplysninger om hvem der deltog, hvornår mødet fandt sted, og hvad det hed.

Hvorfor det er vigtigt for danske organisationer

Når din virksomhed køber en mødeassistent fra en leverandør, kan Recall.ai være en underdatabehandler – et led i kæden som behandler jeres data, uden at det nødvendigvis er tydeligt i hverdagen.

Recall.ai beskriver mulighed for regional dataplacering, herunder EU/Frankfurt. Og hvad angår opbevaring af optagelser, fremgår det af dokumentationen, at lagringstiden kan konfigureres, men at standardindstillingen kan variere fra konto til konto (fx kortere standard for nogle konti og ubegrænset for andre). Det gør det ekstra vigtigt at få de konkrete vilkår på skrift.

I både private virksomheder og offentlige organisationer er det samtidig afgørende at afklare, hvordan optagelse og opsummering med kunstig intelligens håndteres lovligt – herunder information til deltagere og korrekt samtykke eller anden hjemmel.

Spørgsmål du bør stille din leverandør

#	Spørgsmål
1	Bruger I en underdatabehandler som Recall.ai – og er det dækket af vores databehandleraftale?
2	Hvor lagres optagelser og transskriptioner geografisk – EU eller uden for EU?
3	Hvor længe opbevares data, og kan vi selv styre slettefrister?
4	Hvordan sikres samtykke eller hjemmel, når møder optages og opsummeres med kunstig intelligens?
5	Kan vi få indsigt i hele kæden af underleverandører, der behandler vores mødedata?

Det kan du gøre nu

Spørg jeres leverandør direkte, om de bruger Recall.ai eller lignende platforme som underdatabehandler
Gennemgå jeres databehandleraftale og sikr, at den dækker hele kæden af underleverandører
Afklar dataplaceringen – kræv dokumentation for, at data forbliver inden for EU, hvis det er et krav
Fastlæg opbevaringsperioder skriftligt, så optagelser og transskriptioner slettes efter en aftalt frist