Den gældende beslutning skal stå ét sted: fælles viden, når en AI-agent arbejder med i teamet

Forestil dig et lille team på tre i en mindre virksomhed. Eksemplet er tænkt, men situationen er velkendt. Teamet planlægger et fagligt arrangement til november. Datoen er flyttet to gange, først fra den 12. til den 19. og siden, efter en snak ved kaffemaskinen, til den 26. Programmet findes i tre versioner i tre forskellige dokumenter. Lokalet blev ændret i en mailtråd, og beslutningen om at droppe den eksterne oplægsholder blev taget på et møde, hvor kun to af de tre var med.

Det fungerer, lige akkurat. Mennesker er gode til at lappe huller i fælles viden. Man spørger over skrivebordet, man husker nogenlunde, hvad der blev sagt, og man ved, hvem man skal gå til, når man er i tvivl.

Det billede bliver udfordret, når der kommer en ny slags deltager med i arbejdet: en AI-agent, altså et stykke kunstig intelligens, der kan løse opgaver på egen hånd, og som aldrig står ved kaffemaskinen.

AI-agenter rykker ind i samarbejdsværktøjerne

Den 8. oktober præsenterede Google en udbygget Gemini-agent i Google Workspace. Ifølge annonceringen kan et team oprette en slags kollega-agent, som får sin egen konto med mailadresse, kalender, eget drev og plads i firmaets adressebog. Kollegerne arbejder sammen med den, som de gør med hinanden, ved at nævne den i et chatrum eller tagge den i en dokumentkommentar. Google beskriver også personlig assistance, hvor agenten på forhånd kender ens kalender, team, projekter og dokumenternes indbyrdes sammenhæng. Agenten ser kun det, teamet deler med den. Alt dette er leverandørens egen beskrivelse af annoncerede funktioner og siger ikke noget om dokumenteret effekt eller om, hvad der er tilgængeligt på danske abonnementer.

Dagen før, den 7. oktober, annoncerede Cisco en lignende retning for Webex. Samarbejdsagenter skal ifølge Cisco kunne inviteres med i chatrum og møder og udføre opgaver i flere trin på tværs af Webex og andre programmer, for eksempel hente tal og derefter få en anden agent til at opdatere en præsentation. Cisco nævner også Claude Managed Agents som noget, der kommer snart, og lægger vægt på styring af, hvad agenter må se og gøre. Også her gælder, at det er annoncerede funktioner beskrevet af leverandøren selv.

Fælles for de to annonceringer er billedet af agenten som et slags teammedlem. Det flytter opmærksomheden hen på noget, der sjældent står i produktark: teamets egen fælles viden, og hvor den gældende udgave af den egentlig bor.

Viden bor fire steder på én gang

I det tænkte team bor viden om arrangementet i mødereferater, i mailtråde, i dokumenter og i hovederne på de tre kolleger. Hvert af de fire steder rummer noget, de andre mangler. Referatet fortæller, at datoen blev flyttet, uden at forklare hvorfor. Mailtråden rummer begrundelsen for lokaleskiftet, i én persons indbakke. Dokumentet med programmet er opdateret, bortset fra side to. Hukommelsen ved kaffemaskinen er præcis, lige indtil nogen holder ferie.

En ny kollega mærker det samme og løser det ved at spørge sig frem i et par uger. En AI-agent kan også spørge, og en god agent gør det, når noget er uklart. Hvis den gældende beslutning ikke står noget sted, er der bare ikke noget entydigt svar at finde frem til. Så sidder agenten med tre versioner af programmet og må gætte på, hvilken der gælder. Og mennesket, der leder arbejdet, ender med at bruge tiden på at opklare i stedet for at beslutte.

Et sted, hvor det gældende står

Det kræver ikke nye systemer. Et almindeligt fælles dokument, som teamet allerede har, kan løfte opgaven, hvis det får en tydelig rolle: Her står det, der gælder lige nu.

For arrangementet kunne det se sådan ud. Øverst står de aktuelle beslutninger. Arrangementet ligger den 26. november i lokale B. Programmet er internt, uden ekstern oplægsholder. Ved hver beslutning står en dato og navnet på den, der har ansvar for at holde punktet opdateret. Der står også en henvisning til begrundelsen, for eksempel den mailtråd hvor lokalet blev ændret. I et afsnit for sig står det, der endnu kun er forslag. Idéen om en fælles middag bagefter er nævnt, og den afventer stadig en beslutning.

Forskellen på forslag og besluttet er måske den vigtigste enkelte skelnen. Mennesker aflæser den i tonefald og sammenhæng. En agent, der skal arbejde selvstændigt, har brug for at kunne se den på skrift. Ellers risikerer teamet, at et løst indfald fra et brainstormdokument ender i den invitation, agenten skriver.

Historik, så beslutninger kan forklares

Når datoen flyttes for anden gang, er det fristende bare at overskrive den gamle. En kort historik gør en forskel, og to linjer er nok: flyttet fra den 19. til den 26. november, fordi lokalet var optaget, besluttet efter en snak ved kaffemaskinen. Den slags linjer besvarer de spørgsmål, der ellers lander hos den kollega, som tilfældigvis husker det. De giver samtidig en agent mulighed for at svare ordentligt, når nogen i chatten undrer sig over, at datoen nu er ændret igen.

Ansvaret behøver ikke være tungt fordelt. Det kan være en simpel aftale om, at den, der træffer eller viderebringer en beslutning, også skriver den ind.

Mennesket leder, agenten løser

Formålet med det fælles dokument er at gøre selvstændigt agentarbejde muligt. Når en kollega beder agenten om at opdatere invitationen og lægge et udkast klar til gennemsyn, skal agenten kunne finde de gældende beslutninger ét sted og se, hvad der er besluttet, og hvad der kun er foreslået. Støder den på en modstrid, for eksempel et ældre dokument med den gamle dato, er det agentens opgave at undersøge sagen og spørge. Teamets opgave er at svare og samtidig rette det fælles dokument, så det samme spørgsmål ikke opstår igen.

Begge leverandører beskriver adgang, der følger det, teamet selv deler og giver lov til. Jo mere af den gældende viden der står samlet, desto mindre skal agenten gætte, og desto tryggere kan teamet lade den arbejde videre på egen hånd, mens mennesker bruger opmærksomheden på selve beslutningerne.

Et lille forsøg med ufarligt materiale

Det kan prøves af i de værktøjer, teamet allerede bruger, og med opdigtet indhold, så intet reelt står på spil.

Opret et fælles dokument om et fiktivt arrangement, for eksempel indvielsen af et opdigtet kontor. Skriv tre gældende beslutninger ind, hver med dato og en ansvarlig. Tilføj et punkt, der tydeligt er markeret som forslag. Giv en enkelt af beslutningerne en kort historik, for eksempel en flyttet dato med begrundelse. Læg derefter med vilje en forældet oplysning i et andet dokument, for eksempel den gamle dato i et halvfærdigt udkast til en invitation. Bed til sidst en AI-agent i teamets eget værktøj om at gøre invitationen færdig ud fra det fælles dokument.

Læg mærke til to ting undervejs. Den ene er, om agenten selv opdager modstriden mellem udkastet og det gældende dokument og spørger eller gør opmærksom på den, i stedet for at gætte i stilhed. Den anden er, hvad der sker, når en kollega retter den: om rettelsen slår igennem i næste version. Resultatet siger ikke noget endeligt om et bestemt produkt. Til gengæld giver det teamet en konkret fornemmelse af, hvad fælles og aktuel viden betyder for, hvor selvstændigt en agent kan arbejde. Som sidegevinst står der bagefter et lille dokumentformat klar, som kan genbruges den dag, arrangementet er ægte.